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上海交通大学安泰管理学院MBA同学会付理事长
中国共青团青年创业国际计划YBC创业导师
上海网络营销三剑客之一,93学社社员,高校老师

九段总经理秘书(助理)是如何炼成的

发表于 2011年07月16日 阅读(2777) 评论(0)
分类:杂谈创业感悟


一段秘书的做法:发通知--用电子邮件或在黑板上发个会议通知,然后准备相关会议用品。并参加会议。

  二段秘书的做法:抓落实--发通知后,再打一遍电话与参会的人确认,确保每个人被及时通知到。

  三段秘书的做法:重检查--发通知,落实到人后,第二天在会前30分钟提醒与参会者参会,确定有没有变动,对临时有急事不能参加会议的人,立即汇报给总经理,保证总经理在会前知悉缺席情况,也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。

  四段秘书的做法:勤准备--发通知,落实到人,会前通知后,去测试可能用到的投影,电脑等工具是否工作正常。并在会议室门上贴上小条:此会议室明天几点到几点有会议。

  五段秘书的做法:细准备--发通知。落实到人,会前通知,也测试了设备,还先了解这个会议的性质是什么?总裁的议题是什么?然后给与会者发过去与这个议题相关的资料,供他们参考(领导通常都是很健忘的,否则就不会经常对过去一些决定了的事。或者记不清的事争吵)。

  六段秘书的做法:做记录--发通知,落实到人,会前通知,测试了设备,也提供了相关会议资料,还在会议过程中详细做好会议记录(在得到允许的情况下,做个录音备份)。

  七段秘书的做法:发记录--会后整理好会议记录(录音)给总经理。然后请示总经理是否发给参加会议的人员,或者其他人员。

  八段秘书的做法:定责任--将会议上确定的各项任务,一对一地落实到相关责任人,然后经当事人确认后,形成书面备忘录。交给总经理与当事人一人一份。并定期跟踪各项任务的完成情况,并及时汇报总经理

  九段秘书的做法:做流程--把上述过程做成标准的“会议“流程,让任何一个秘书都可以根据这个流程,把会议服务的结果做到九段,形成不依赖与任何人的会议服务体系!

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